Come documentare la verifica di un codice univoco
Data, fonte, esito e operatore: poche informazioni utili per rendere tracciabile il controllo del destinatario.
Se una fattura viene respinta, sapere chi ha inserito il codice e in che data lo ha verificato accelera la diagnosi. L'obiettivo è conservare una prova operativa proporzionata senza accumulare documenti inutili o cartacei.
La prova inutile
Salvare soltanto uno screenshot ritagliato, privo dell'URL, della data e dell'ora, o peggio ancora, non tenere alcuna traccia, rende impossibile giustificare una scelta in caso di contenzioso o ritardi di pagamento.
Esempio pratico
Nel gestionale, una semplice nota strutturata registra: codice verificato (CUU), stato (Attivo), fonte (API IndicePA), data, ora ed esito (OK), collegandoli indissolubilmente all’anagrafica del cliente pubblico.
Cosa documentare sempre
- Data e ora in cui è stato interrogato lo stato del CUU.
- Esito del controllo (Attivo/Cessato).
- L'operatore che ha validato l'anagrafica.